Grupy Robocze - Często Zadawane Pytania

W jaki sposób została utworzona Grupa Robocza?

Podkomisja Produktów (Porfolio) za zgodą Komitetu Wykonawczego, wyznacza zespoły ekspertów, aby przyspieszyć pracę EHEDG. Utworzenie Grupy Roboczej (a później jej rozwiązanie) wymaga zgody i głosowania większościowego Podkomisji Produktów (Porfolio).

Jakie są obowiązki Grupy Roboczej?

Utworzona przez Podkomisję Produktów Grupa Robocza jest odpowiedzialna za:

  • Rozwój i zachowanie jakichkolwiek, wyznaczonych dla EHEDG przewodników oraz procedur dotyczących certyfikacji lub zestawu materiałów szkoleniowych w wyznaczonych ramach czasowych i terminach docelowych
  • Odpowiedzi na pytania lub udzielanie wszelkich informacji w sprawach odnoszących się do dokumentów w zakresie ich kompetencji
  • Wypowiadanie się na temat standardów międzynarodowych w celu promowania ich harmonizacji
  • Przekazywanie informacji do Podkomisji Produktu o podejmowanych działaniach i postępach w odniesieniu do dokumentów będących w opracowaniu lub ich aktualizacji
  • Rekomendowanie do Podkomisji Produktów potrzebę opracowania nowych dokumentów lub rewizji istniejących
Jak określa się zakres pracy dla Grupy Roboczej?

Zakres i obowiązki powierzone Grupie Roboczej mogą być określane w dowolnym czasie po jej utworzeniu, lecz konsekwentnie wszystkie zmiany zakresu obowiązków też wymagają zatwierdzenia przez Podkomisję Produktów. Sformułowane zadania dla Grupy Roboczej jednoznacznie stanowią i określają, czy jest ona odpowiedzialna za opracowanie końcowe jednego lub większej liczby przewodników EHEDG, usług certyfikacyjnych lub materiałów szkoleniowych, a także za udzielanie odpowiedzi na zgłaszane zarzuty i opinie zgłaszane do tych spraw.

Kto powołuje Przewodniczącego Grupy Roboczej i jego Zastępcę?

Podkomisja Produktów wyznacza Przewodniczącego i jego Zastępcę z członków Grupy Roboczej. Zajmowane pozycje przez te osoby są uważane za stałe, w celu utrzymania ciągłości działania Grupy. Jednakże, nie ma określonego czasu trwania dla żadnej z tych pozycji. Prośba skierowana do Podkomisji Produktów o dokonanie zmiany na pozycji Przewodniczącego lub jego Zastępcy, może być zgłoszona przez Sekretariat wtedy, gdy osoby wyznaczone rezygnują lub gdy wniosek o zmianę został przedstawiony przez co najmniej trzech (3) członków Grupy Roboczej.

Jakie są zadania Przewodniczącego Grupy Roboczej?

Przewodniczący Grupy Roboczej jest odpowiedzialny za:

  • Przygotowanie porządku zebrań i planowanie spotkań koniecznych do wykonania zadań przewidzianych dla Grupy Roboczej.
  • Przygotowanie dokumentów dla planowanych spotkań niezbędnych do wykonywania zadań przez Grupę Roboczą.
  • Przygotowuje projekt rocznego budżetu i za pośrednictwem Sekretariatu oraz Podkomisji Produktów przekazuje ten dokument do Skarbnika EHEDG, w którym należy również uwzględnić zwrot kosztów, nie później niż do końca 30 listopada dla roku, który ma nadejść.
  • Przygotowywanie, w porozumieniu z Sekretariatem, projektów dokumentów Grupy Roboczej poddanych głosowaniu.
  • Prowadzeniu odpowiednich dokumentów administracyjnych odnoszących się do rejestrowania działalności Grupy Roboczej.
  • Regularne uczestnictwo w spotkaniach Grupy Roboczej i w innych spotkaniach organizowanych przez EHEDG z racji pełnionej funkcji, które są uważane za niezbędne do prowadzenia działalności przez Grupę Roboczą.
  • Przegląd i stanowczość wobec komentarzy i negatywnych wyników głosowania odnoszących się do dokumentów Grupy Roboczej.
  • Działanie w roli łącznika i doradcy technicznego Podkomisji Produktu, wówczas gdy potrzebne są interpretacje kryteriów dla danego dokumentu.
  • Selekcję i utrzymanie pracy zespołowej wśród aktywnych członków Grupy Roboczej i równoważenie obaw uczestników z różnych stron.
  • Przygotowanie rocznego podsumowania działalności Grupy Roboczej dla Przewodniczącego Podkomisji Produktów. Streszczenie tego sprawozdania powinno być dostarczone w dniu 30 stycznia następnego roku.
Jak są nominowani członkowie Grupy Roboczej?

Grupa Robocza, po uformowaniu, jest traktowana jako stały komitet. Członkostwo może wahać się, ponieważ nowi członkowie mogą dołączyć lub zastąpić innych. Przewodniczący Grupy Roboczej, nominuje jej członków z należących do EHEDG, jak również zwalnia z członkostwa Grupy Roboczej za zgodą Podkomisji Produktów. Dodatkowo, Podkomisja Produktów może określać szczególne kryteria dla członków przyjmowanych do Grupy Roboczej, takie jak np. czy kandydat posiada wiedzę z konkretnych urządzeń, systemów lub materiałów znajdujących się w dokumentach EHEDG, odnoszących się do zadań wyznaczonych Grupie Roboczej.

Jak mogę ubiegać się o członkostwo w Grupie Roboczej?

Wszyscy eksperci, z członków EHEDG, są zapraszani do wysłania bezpośrednio do Sekretariatu EHEDG, wniosku o zamiarze aktywnego członkostwa w Grupie Roboczej, przedstawiając w skrócie swoje wykształcenie, doświadczenie zawodowe oraz motywacje. Każda nowa aplikacja eksperta podlega zatwierdzeniu przez Przewodniczącego Grupy Roboczej. Po akceptacji, ekspert będzie posiadał dostęp do wszystkich dokumentów Grupy Roboczej oraz do odpowiednich wewnętrznych folderów strony internetowej Grupy Roboczej.

Czy istnieje ograniczenie w ilości członków Grupy Roboczej i jakie są ich prawa głosu?

Liczba członków określonej Grupy Roboczej nie jest ograniczona, a każdy członek jest uważany za uprawnionego do głosowania. Przyjmuje się, że powinien być tylko jeden (1) głos członka za jednostkę (to jest, przedsiębiorstwa lub oddziału firmy, agencji europejskiej lub krajowej lub uczelni wyższej) w grupie roboczej, chyba że są to osoby reprezentujące odrębne działy i inny zakres wyrobów.

Jakie są zadania i obowiązki członków Grupy Roboczej?
  • Uczestniczyć regularnie w spotkaniach Grupy Roboczej
  • Aktywnie uczestniczyć w rutynowych działaniach Grupy Roboczej, takich jak zabieganie o komentarze i poszukiwanie oraz dążenie do uzgodnienia poglądów w każdej próbnej wersji opracowywanego dokumentu.
  • Odpowiada na wszelką korespondencję wymagającą odpowiedzi i bierze udział w głosowaniach przed upływem terminu.

Członek Grupy Roboczej może zostać z niej usunięty za:

  • Brak odpowiedzi za dwie nieusprawiedliwione nieobecności na zebraniach Grupy Roboczej
  • Brak reakcji na dwóch kolejnych głosowaniach, lub
  • Brak odpowiedzi na korespondencję od Przewodniczącego Grupy Roboczej
Kiedy mogę zostać członkiem korespondentem Grupy Roboczej?

Osoby zainteresowane uczestnictwem w pracach grup roboczych, będą co najmniej uznawani jako członkowie korespondenci. Członkowie korespondenci są zapraszani do aktywnego udziału we wszystkich działaniach Grupy Roboczej i są zachęcani do komentowania wszystkich jej dokumentów. Członkowie korespondencji nie mają prawa głosu, ale Grupa Robocza musi uwzględniać przekazane przez nich uwagi.